Lorsqu’un administrateur exerce ses activités via une société de management, deux niveaux juridiques se rejoignent. D’une part, il y a le mandat d’administrateur au sein de la société. D’autre part, les arrangements pratiques et financiers entre la société et la société de management peuvent être formalisés dans un contrat de management.
Ces deux éléments ne doivent pas être confondus. Le mandat d’administrateur est régi par le Code des sociétés et des associations et les statuts, tandis que le contrat de management peut préciser davantage la collaboration contractuelle. C’est précisément cette combinaison qui rend une structuration soignée importante.
Plus que la seule rémunération de management
Un contrat de management règle généralement bien plus que la seule rémunération. Également la responsabilité, la durée, la résiliation et la confidentialité méritent une place claire.
En matière de rémunération, on peut par exemple convenir d’un management fee fixe, d’une composante variable ou de rémunérations complémentaires. Il importe que les arrangements contractuels s’alignent sur les décisions prises au sein de la société concernant le mandat d’administrateur et sa rémunération. Le Code des sociétés et des associations confie en effet à l’assemblée générale un rôle important dans la détermination des conditions auxquelles un mandat d’administrateur est attribué, exercé et mis fin.
Un régime de résiliation mérite également de la nuance. La fin du mandat d’administrateur de droit des sociétés et la fin d’un contrat de management distinct ne coïncident pas nécessairement. Il est dès lors utile de déterminer clairement comment les deux relations s’articulent et quels arrangements restent d’application lorsque l’une d’elles prend fin.
Qui est réellement administrateur ?
Lorsque la société de management elle-même est nommée administrateur , le droit belge contient un mécanisme important parfois négligé.
Une personne morale qui est administrateur doit désigner une personne physique comme représentant permanent. Cette personne exerce le mandat d’administrateur au nom et pour compte de la société de management et doit remplir les mêmes conditions que l’administrateur-personne morale. Il ne s’agit donc pas simplement de quelqu’un que l’on envoie aux réunions : le représentant permanent obtient une position propre en droit des sociétés.
Il est en outre intéressant de noter que la même personne physique ne peut pas siéger simultanément à titre personnel et en qualité de représentant permanent d’une personne morale au sein du même organe d’administration. C’est un exemple typique de règle que l’on ne trouve pas dans le contrat de management lui-même, mais qui influe directement sur la manière d’organiser la structure de gouvernance.
La corporate governance commence par des rôles clairs
C’est pourquoi la corporate governance, la compliance et un entity management correct jouent, à côté du contrat lui-même, un rôle important.
Qui prend quelles décisions ? Quand quelqu’un agit-il en tant qu’administrateur et quand des services de management distincts sont-ils fournis ? Quelles compétences relèvent de l’organe d’administration et lesquelles peuvent être assumées opérationnellement ?
Cette délimitation n’est pas seulement théorique. Un administrateur agit en tant qu’organe de la société, et la loi prévoit expressément que la personne morale agit par ses organes. Pour les engagements de la société, l’administrateur n’est dès lors pas automatiquement partie contractante à titre personnel.
Il est dès lors intéressant de décrire avec suffisamment de clarté dans un contrat de management quelles prestations sont fournies contractuellement, sans faire comme si le contrat pouvait réécrire les compétences et responsabilités légales du mandat d’administrateur lui-même.
La responsabilité mérite aujourd’hui une attention particulière
Depuis le 1er janvier 2025 le droit de la responsabilité extracontractuelle a été modifié. Par le Livre 6 du Code civil, l’ancienne quasi-immunité des auxiliaires a largement disparu. Dès lors, un administrateur ou un prestataire de services de management impliqué dans l’exécution d’un contrat peut, sous certaines conditions, être actionné directement sur le plan extracontractuel par le cocontractant de la société.
Il est dès lors utile de revoir les contrats de management existants. Les clauses de responsabilité doivent en effet s’aligner non seulement sur le mandat d’administrateur, mais aussi sur les règles actuelles en matière de responsabilité extracontractuelle et sur les contrats que l’entreprise conclut avec des tiers.
La nomination et la cessation se situent à côté du contrat
Le volet formel du mandat d’administrateur reste également important. Une nomination ou une cessation d’un mandat d’administrateur doit s’effectuer selon les règles applicables à la forme juridique concernée et selon les statuts.
La nomination et la cessation des administrateurs et des représentants permanents figurent en outre parmi les données qui, selon les règles légales, doivent être déposées et publiées. Un contrat de management ne remplace donc pas cette prise de décision et cette publicité de droit des sociétés.
C’est précisément pourquoi un suivi soigné de l’ entity management est utile : le contrat, les procès-verbaux, les mandats, les règles de représentation et les publications doivent refléter ensemble la même réalité juridique.
Le contrat de management comme élément d’un ensemble plus large
Un contrat de management solide ne se suffit pas à lui-même. Il doit s’aligner sur les statuts, la décision de nomination, la répartition des compétences au sein de l’entreprise et d’éventuels arrangements entre actionnaires.
Les règles récentes relatives aux contrats B2B, le nouveau droit des obligations et le droit de la responsabilité rénové peuvent également influer sur les clauses existantes. Ainsi, les dispositions des contrats de management entre entreprises ne peuvent créer un déséquilibre manifeste entre les droits et obligations des parties.
Il est dès lors pertinent de ne pas uniquement rédiger un tel contrat lorsqu’un administrateur démarre, mais aussi de le revoir lorsque l’entreprise grandit, que la structure de gouvernance change ou que la collaboration évolue sur le fond.
Le conseil juridique offre avant tout de la sécurité juridique et de la cohérence : il garantit que les arrangements contractuels, le mandat d’administrateur et la corporate governance plus large s’alignent. Pour les actionnaires, les administrateurs et l’entreprise elle-même, cela crée une structure claire au sein de laquelle les décisions peuvent être prises efficacement.
