Wanneer een bestuurder zijn activiteiten uitoefent via een managementvennootschap, komen twee juridische niveaus samen. Enerzijds is er het bestuursmandaat binnen de vennootschap. Anderzijds kunnen de praktische en financiële afspraken tussen de vennootschap en de managementvennootschap worden vastgelegd in een managementovereenkomst.
Die twee mogen niet zomaar op één hoop worden gegooid. Het bestuursmandaat wordt beheerst door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de statuten, terwijl de managementovereenkomst de contractuele samenwerking verder kan uitwerken. Net die combinatie maakt een goede structurering belangrijk.
Meer dan alleen de managementvergoeding
Een managementovereenkomst regelt doorgaans veel meer dan enkel de vergoeding. Ook aansprakelijkheid, duur, beëindiging en geheimhouding verdienen een duidelijke plaats.
Bij de vergoeding kan bijvoorbeeld worden bepaald of er wordt gewerkt met een vaste managementfee, een variabele component of bijkomende vergoedingen. Daarbij is het belangrijk dat de contractuele afspraken aansluiten bij de besluiten die binnen de vennootschap over het bestuursmandaat en de vergoeding ervan werden genomen. Het WVV kent de algemene vergadering immers een belangrijke rol toe bij het bepalen van de voorwaarden waaronder een bestuursmandaat wordt toegekend, uitgeoefend en beëindigd.
Ook een beëindigingsregeling verdient nuance. Het einde van het vennootschapsrechtelijke bestuursmandaat en het einde van een afzonderlijke managementovereenkomst zijn niet noodzakelijk hetzelfde. Daarom is het nuttig om duidelijk te bepalen hoe beide relaties zich tot elkaar verhouden en welke afspraken blijven gelden wanneer één ervan eindigt.
Wie is eigenlijk bestuurder?
Wanneer de managementvennootschap zelf als bestuurder wordt benoemd, bevat het Belgische recht een belangrijk mechanisme dat soms over het hoofd wordt gezien.
Een rechtspersoon die bestuurder is, moet een natuurlijke persoon aanduiden als vaste vertegenwoordiger. Die persoon oefent het bestuursmandaat uit in naam en voor rekening van de managementvennootschap en moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als de bestuurder-rechtspersoon. Het gaat dus niet louter om iemand die naar vergaderingen wordt gestuurd: de vaste vertegenwoordiger krijgt een eigen vennootschapsrechtelijke positie.
Interessant is bovendien dat dezelfde natuurlijke persoon niet tegelijk persoonlijk en als vaste vertegenwoordiger van een rechtspersoon in hetzelfde bestuursorgaan kan zetelen. Dat is een typisch voorbeeld van een regel die je niet uit de managementovereenkomst zelf haalt, maar die wel rechtstreeks invloed heeft op hoe je de bestuursstructuur organiseert.
Corporate governance begint bij duidelijke rollen
Daarom spelen corporate governance, compliance en correcte entity management naast het contract zelf een belangrijke rol.
Wie neemt welke beslissingen? Wanneer handelt iemand als bestuurder en wanneer worden afzonderlijke managementdiensten geleverd? Welke bevoegdheden liggen bij het bestuursorgaan en welke kunnen operationeel worden opgenomen?
Die afbakening is niet louter theoretisch. Een bestuurder handelt als orgaan van de vennootschap en de wet bepaalt uitdrukkelijk dat de rechtspersoon door zijn organen handelt. Voor de verbintenissen van de vennootschap wordt de bestuurder daardoor niet automatisch persoonlijk contractspartij.
Dat maakt het interessant om in een managementovereenkomst voldoende duidelijk te omschrijven welke prestaties contractueel worden geleverd, zonder te doen alsof de overeenkomst de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuursmandaat zelf kan herschrijven.
Aansprakelijkheid verdient vandaag extra aandacht
Sinds 1 januari 2025 is het buitencontractuele aansprakelijkheidsrecht gewijzigd. Door Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek is de vroegere quasi-immuniteit van hulppersonen grotendeels verdwenen. Daardoor kan bijvoorbeeld een bestuurder of managementdienstverlener die wordt ingeschakeld bij de uitvoering van een contract onder bepaalde voorwaarden rechtstreeks buitencontractueel worden aangesproken door de medecontractant van de vennootschap.
Dat maakt het nuttig om bestaande managementovereenkomsten opnieuw te bekijken. Aansprakelijkheidsclausules moeten immers niet alleen aansluiten bij het bestuursmandaat, maar ook bij de huidige regels rond buitencontractuele aansprakelijkheid en bij de contracten die de onderneming met derden sluit.
Benoeming en beëindiging staan naast het contract
Ook de formele kant van het bestuursmandaat blijft belangrijk. Een benoeming of beëindiging van een bestuursmandaat moet gebeuren volgens de regels die gelden voor de betrokken rechtsvorm en volgens de statuten.
De benoeming en beëindiging van bestuurders en vaste vertegenwoordigers behoren bovendien tot de gegevens die volgens de wettelijke regels moeten worden neergelegd en bekendgemaakt. Een managementovereenkomst vervangt die vennootschapsrechtelijke besluitvorming en publicatie dus niet.
Net daarom is een goede entity management-opvolging nuttig: de overeenkomst, notulen, mandaten, vertegenwoordigingsregels en publicaties moeten samen dezelfde juridische realiteit weerspiegelen.
De managementovereenkomst als onderdeel van een groter geheel
Een sterke managementovereenkomst staat uiteindelijk niet op zichzelf. Ze moet aansluiten bij de statuten, de benoemingsbeslissing, de bevoegdheidsverdeling binnen de onderneming en eventuele afspraken tussen aandeelhouders.
Ook recente regels rond B2B-contracten, het nieuwe verbintenissenrecht en het vernieuwde aansprakelijkheidsrecht kunnen invloed hebben op bestaande clausules. Zo mogen bepalingen in managementovereenkomsten tussen ondernemingen geen kennelijk onevenwicht creëren tussen de rechten en verplichtingen van de partijen.
Daarom is het zinvol om zo’n overeenkomst niet alleen op te stellen wanneer een bestuurder start, maar ze ook opnieuw te bekijken wanneer de onderneming groeit, de bestuursstructuur wijzigt of de samenwerking inhoudelijk evolueert.
Juridisch advies biedt daarbij vooral rechtszekerheid en samenhang: het zorgt ervoor dat de contractuele afspraken, het bestuursmandaat en de bredere corporate governance op elkaar aansluiten. Voor aandeelhouders, bestuurders én de onderneming zelf creëert dat een duidelijke structuur waarbinnen beslissingen efficiënt kunnen worden genomen.
