La nomination et la révocation d’un administrateur semblent souvent des décisions simples. En réalité, elles relèvent de règles strictes du droit des sociétés, du Code des sociétés et des associations et des statuts de l’entreprise.
La procédure adéquate dépend de la forme juridique, du type de mandat d’administrateur et de ce qui est précisément prévu dans les statuts. Un administrateur d’une BV, par exemple, ne se trouve pas nécessairement dans la même position juridique qu’un administrateur d’une NV.
La décision à elle seule ne suffit pas
L’assemblée générale est généralement compétente pour la nomination et la révocation des administrateurs. Mais le dossier n’est pas pour autant clos. La décision doit être correctement constatée et, lorsque la loi l’exige, être publiée afin que les tiers puissent prendre connaissance de la situation d’administration modifiée. C’est précisément là que les choses tournent souvent mal dans la pratique : pas nécessairement au niveau de la décision elle-même, mais de sa préparation et de son suivi.
Pensez par exemple à un administrateur formellement révoqué, mais dont la révocation n’a pas encore été correctement publiée. Ou à un nouvel administrateur qui agit déjà au nom de la société alors que la décision interne ou la documentation n’a pas été correctement finalisée. Cela peut donner lieu à des discussions sur les pouvoirs, la représentation et l’opposabilité des modifications aux tiers.
Tous les administrateurs ne peuvent pas être révoqués de la même manière
Un point d’attention important est que vous devez toujours vérifier comment l’administrateur a été nommé.
Dans une BV, les administrateurs peuvent par exemple être nommés pour une durée déterminée ou indéterminée. Lorsqu’un administrateur a été nommé dans les statuts eux-mêmes, une modification de son mandat peut en outre exiger une modification des statuts. Les statuts peuvent également contenir des règles spécifiques en matière de nomination et de révocation.
Dans une NV, il convient également de tenir compte de la structure de gouvernance choisie et des conventions statutaires.
La première question n’est donc pas seulement : « Souhaitons-nous révoquer cet administrateur ? », mais aussi : « À quelles conditions juridiques cela est-il possible dans cette société concrète ? »
Qu’en est-il d’un contrat de management ?
Un mandat d’administrateur et un contrat de management ne sont pas nécessairement la même chose sur le plan juridique.
La fin du mandat d’administrateur ne signifie donc pas automatiquement que toutes les autres relations contractuelles avec cette personne ou sa société de management disparaissent. Lorsqu’un contrat distinct existe à côté du mandat d’administrateur, il convient également d’examiner quels délais de préavis, indemnités, pouvoirs ou autres conventions contractuelles y sont prévus.
Cela peut être important dans la pratique. Une entreprise peut révoquer un administrateur de manière correcte en droit des sociétés, tout en conservant des obligations contractuelles envers sa société de management.
Un changement d’administrateur touche souvent plus d’un document
Dans les entreprises en croissance, les décisions relatives à l’administration vont souvent de pair avec des choix plus larges, tels que la structure actionnariale, les pouvoirs de représentation, les procurations, les délégués à la gestion journalière ou un transfert de siège de la société. Il est donc utile, à chaque changement d’administrateur, de regarder au-delà des seuls procès-verbaux de l’assemblée générale.
Qui peut désormais représenter la société ? Les procurations bancaires doivent-elles être adaptées ? Les processus d’approbation internes doivent-ils être modifiés ? Existe-t-il des contrats dans lesquels le nom ou la fonction d’un administrateur figure explicitement ? Les données dans les registres ou bases de données externes doivent-elles être mises à jour ?
Une petite modification de l’administration peut ainsi avoir un impact opérationnel bien plus large qu’il n’y paraît à première vue.
Les erreurs peuvent avoir des conséquences juridiques
Une erreur lors de la nomination ou de la révocation d’un administrateur peut être plus qu’une imperfection administrative. La décision doit être prise conformément au Code des sociétés et des associations, aux règles applicables à la forme juridique et aux statuts de la société.
Les formalités ultérieures sont également importantes. La nomination et la fin du mandat des personnes qui administrent et représentent la société doivent être déposées et publiées selon les règles légales. Tant que la publicité requise n’a pas été correctement effectuée, des problèmes peuvent notamment surgir quant à l’opposabilité aux tiers.
La facilité avec laquelle un administrateur peut être révoqué dépend de la forme juridique et de la manière dont il ou elle a été nommé(e). Ainsi, dans une BV la révocation d’un administrateur nommé dans les statuts exige une modification des statuts. Un administrateur non statutaire peut en principe être révoqué à tout moment et sans motivation, avec effet immédiat, sauf si les statuts ou la décision de nomination en disposent autrement.
La responsabilité personnelle n’existe pas automatiquement parce qu’une formalité se déroule mal lors d’un changement d’administrateur. Les administrateurs peuvent toutefois être tenus responsables lorsque les conditions de la responsabilité des administrateurs sont remplies, par exemple en cas de fautes dans l’exercice de leur mission ou de certaines violations du CSA ou des statuts qui causent un dommage.
Il est donc prudent, avant un changement d’administrateur, de ne pas se limiter à la décision elle-même, mais d’examiner également la forme juridique, les statuts, la décision de nomination, d’éventuels contrats de management, les règles de représentation et les publications requises. Vous évitez ainsi qu’une simple modification de l’administration ne cause plus tard des problèmes juridiques ou pratiques.
Une administration solide exige un suivi structurel
C’est pourquoi il est important de regarder au-delà de la seule décision. Des éléments tels que corporate governance, compliance et entity management déterminent également la solidité de votre position juridique en tant qu’entreprise. Surtout dans les entreprises comportant plusieurs sociétés, administrateurs ou actionnaires, ce suivi devient rapidement complexe. Un dossier sociétaire correctement tenu évite que différentes versions de la réalité juridique ne commencent à coexister.
Un changement d’administrateur ne doit donc pas être traité comme une décision isolée. Vérifiez au préalable les statuts et le mandat, constatez correctement la décision, examinez d’éventuelles conséquences contractuelles et veillez à ce que toutes les publications nécessaires et adaptations internes soient effectuées.
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