De benoeming en het ontslag van een bestuurder lijken vaak eenvoudige beslissingen. In realiteit vallen ze onder strikte regels van het vennootschapsrecht, het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de statuten van de onderneming.
De juiste procedure hangt af van de rechtsvorm, het type bestuursmandaat en wat precies in de statuten is bepaald. Een bestuurder in een BV bevindt zich juridisch bijvoorbeeld niet noodzakelijk in dezelfde positie als een bestuurder in een NV.
De beslissing alleen volstaat niet
De algemene vergadering is doorgaans bevoegd voor de benoeming en het ontslag van bestuurders. Maar daarmee is het dossier nog niet afgerond. De beslissing moet correct worden vastgelegd en, wanneer de wet dat vereist, worden bekendgemaakt zodat derden kennis kunnen nemen van de gewijzigde bestuurssituatie. Net daar loopt het in de praktijk vaak mis: niet noodzakelijk bij de beslissing zelf, maar bij de voorbereiding en opvolging ervan.
Denk bijvoorbeeld aan een bestuurder die formeel werd ontslagen, maar wiens ontslag nog niet correct werd gepubliceerd. Of aan een nieuwe bestuurder die al optreedt namens de vennootschap terwijl de interne besluitvorming of documentatie niet correct werd afgerond. Dat kan aanleiding geven tot discussies over bevoegdheden, vertegenwoordiging en de tegenwerpelijkheid van wijzigingen aan derden.
Niet elke bestuurder kan op dezelfde manier worden ontslagen
Een belangrijk aandachtspunt is dat je altijd moet nagaan hoe de bestuurder werd benoemd.
In een BV kunnen bestuurders bijvoorbeeld voor bepaalde of onbepaalde duur worden benoemd. Wanneer een bestuurder in de statuten zelf werd benoemd, kan een wijziging van zijn mandaat bovendien een statutenwijziging vereisen. Ook de statuten kunnen specifieke regels bevatten over benoeming en ontslag.
Bij een NV moet eveneens rekening worden gehouden met de gekozen bestuursstructuur en de statutaire afspraken.
De eerste vraag is dus niet alleen: “Willen we deze bestuurder ontslaan?”, maar ook: “Onder welke juridische voorwaarden kan dat in deze concrete vennootschap?”
Wat met een managementovereenkomst?
Een bestuursmandaat en een managementovereenkomst zijn juridisch niet noodzakelijk hetzelfde.
Het beëindigen van het bestuursmandaat betekent dus niet automatisch dat ook alle andere contractuele relaties met die persoon of diens managementvennootschap verdwijnen. Wanneer naast het bestuursmandaat een afzonderlijke overeenkomst bestaat, moet ook worden nagegaan welke opzegtermijnen, vergoedingen, bevoegdheden of andere contractuele afspraken daarin zijn opgenomen.
Dat kan in de praktijk belangrijk zijn. Een onderneming kan een bestuurder vennootschapsrechtelijk correct ontslaan, maar tegelijk nog contractuele verplichtingen hebben tegenover diens managementvennootschap.
Een bestuurswissel raakt vaak meer dan één document
Bij groeiende ondernemingen hangen beslissingen rond bestuur vaak samen met bredere keuzes, zoals de aandeelhoudersstructuur, vertegenwoordigingsbevoegdheden, volmachten, dagelijkse bestuurders of een zetelverplaatsing van de vennootschap. Daarom is het nuttig om bij elke bestuurswissel breder te kijken dan alleen naar de notulen van de algemene vergadering.
Wie mag de vennootschap vanaf nu vertegenwoordigen? Moeten bankvolmachten worden aangepast? Moeten interne goedkeuringsprocessen worden gewijzigd? Zijn er contracten waarin de naam of functie van een bestuurder expliciet voorkomt? Moeten gegevens in registers of externe databanken worden bijgewerkt?
Een kleine wijziging in het bestuur kan zo operationeel veel verder doorwerken dan op het eerste gezicht zichtbaar is.
Fouten kunnen juridische gevolgen hebben
Een fout bij de benoeming of het ontslag van een bestuurder kan meer zijn dan een administratieve onvolkomenheid. De beslissing moet tot stand komen volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, de toepasselijke regels voor de rechtsvorm en de statuten van de vennootschap.
Ook de formaliteiten nadien zijn belangrijk. De benoeming en de beëindiging van het mandaat van personen die de vennootschap besturen en vertegenwoordigen moeten worden neergelegd en bekendgemaakt volgens de wettelijke regels. Zolang de vereiste openbaarmaking niet correct is gebeurd, kunnen er onder meer problemen ontstaan met de tegenwerpelijkheid aan derden.
Hoe eenvoudig een bestuurder kan worden ontslagen, hangt af van de rechtsvorm en van de manier waarop hij of zij werd benoemd. Zo geldt bij een BV dat het ontslag van een bestuurder die in de statuten werd benoemd een statutenwijziging vereist. Een niet-statutaire bestuurder kan in principe te allen tijde en zonder motivering met onmiddellijke ingang worden ontslagen, tenzij de statuten of het benoemingsbesluit anders bepalen.
Persoonlijke aansprakelijkheid ontstaat niet automatisch omdat bij een bestuurswissel een formaliteit fout loopt. Bestuurders kunnen wel aansprakelijk worden wanneer aan de voorwaarden van de bestuurdersaansprakelijkheid is voldaan, bijvoorbeeld bij fouten in de uitoefening van hun opdracht of bij bepaalde schendingen van het WVV of de statuten die schade veroorzaken.
Daarom is het verstandig om vóór een bestuurswissel niet alleen naar de beslissing zelf te kijken, maar ook naar de rechtsvorm, de statuten, het benoemingsbesluit, eventuele managementovereenkomsten, vertegenwoordigingsregels en de vereiste publicaties. Zo voorkom je dat een eenvoudige wijziging in het bestuur later juridische of praktische problemen veroorzaakt.
Sterk bestuur vraagt structurele opvolging
Daarom is het belangrijk om verder te kijken dan de beslissing alleen. Zaken zoals corporate governance, compliance en entity management bepalen mee hoe sterk je juridisch staat als onderneming. Zeker bij ondernemingen met meerdere vennootschappen, bestuurders of aandeelhouders wordt die opvolging snel complex. Een correct bijgehouden vennootschapsdossier voorkomt dat verschillende versies van de juridische realiteit naast elkaar beginnen te bestaan.
Een bestuurswissel behandel je daarom best niet als één geïsoleerde beslissing. Controleer vooraf de statuten en het mandaat, leg de beslissing correct vast, bekijk eventuele contractuele gevolgen en zorg ervoor dat alle noodzakelijke publicaties en interne aanpassingen worden uitgevoerd.
Daar komt Nonzerosum in beeld. Professioneel juridisch advies of ondersteuning via een externe bedrijfsjurist biedt hier duidelijke meerwaarde. Zo behoud je grip op je structuur, ook wanneer je onderneming in beweging is.
