Een arbeidsreglement is veel meer dan een document met praktische afspraken. Het legt een belangrijk deel van de arbeidsvoorwaarden binnen een onderneming vast en vormt daarmee een essentieel instrument binnen het sociaal recht.
In België moeten werkgevers die onder de wet van 8 april 1965 vallen een arbeidsreglement opstellen, ongeacht het aantal werknemers. Er bestaan wel enkele wettelijke uitzonderingen voor bepaalde categorieën.
Werkuren en uurroosters
Eén van de belangrijkste onderdelen zijn de werkuren. Het arbeidsreglement moet de toepasselijke uurroosters of het kader van de gewone arbeidstijd bevatten.
Afhankelijk van de organisatie kan dat gaan om vaste uurroosters, deeltijdse werkroosters, ploegenarbeid, glijdende uren of andere arbeidsregelingen. Bij flexibele arbeidsvormen is het bijzonder belangrijk dat het reglement overeenstemt met de manier waarop er in de praktijk wordt gewerkt.
Duidelijke regels over loon
Ook de loonmodaliteiten moeten worden opgenomen. Het gaat daarbij onder meer om de wijze, het tijdstip en de plaats waarop het loon wordt betaald.
Daarnaast moet duidelijk zijn hoe prestaties worden gemeten of gecontroleerd wanneer dat nodig is om het loon te bepalen. Het arbeidsreglement vult daarmee de arbeidsovereenkomst aan met praktische regels die voor alle betrokken werknemers gelden.
Vakantie en afwezigheden
Ook de duur van de jaarlijkse vakantie en de regels voor de toekenning ervan moeten worden vermeld, of er moet worden verwezen naar de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Wanneer er collectieve vakantiedagen gelden, horen die eveneens in het arbeidsreglement thuis. Ook andere regels rond afwezigheid kunnen belangrijk zijn, bijvoorbeeld de formaliteiten die een werknemer moet naleven bij arbeidsongeschiktheid.
Sancties moeten vooraf duidelijk zijn
Wil een werkgever disciplinaire sancties kunnen toepassen, dan moeten de mogelijke sancties en de tekortkomingen waarop ze betrekking hebben correct in het arbeidsreglement worden opgenomen.
Dat is belangrijk bij een arbeidsconflict. Een werkgever kan zich niet zomaar beroepen op interne regels die nooit rechtsgeldig aan de werknemers zijn meegedeeld. Een helder arbeidsreglement creëert daarom rechtszekerheid voor beide partijen.
Wat moet erin staan over ontslag?
Sinds de invoering van de regels over transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is ook informatie over de procedures bij ontslag belangrijker geworden.
Het arbeidsreglement moet de procedure vermelden die werkgever en werknemer moeten volgen wanneer de arbeidsrelatie wordt beëindigd, met onder meer de formele vereisten en opzeggingstermijnen. Er mag ook worden verwezen naar de toepasselijke wettelijke of reglementaire bepalingen. Daarnaast moeten de dringende redenen die een onmiddellijke beëindiging kunnen rechtvaardigen worden vermeld, zonder afbreuk te doen aan de beoordelingsbevoegdheid van de rechtbank.
Het arbeidsreglement moet ook correct worden ingevoerd
Een inhoudelijk correct document alleen volstaat niet. Ook de procedure voor het opstellen of wijzigen ervan moet worden gevolgd. In ondernemingen met een ondernemingsraad verloopt dat via de ondernemingsraad. Is er geen ondernemingsraad, dan geldt een specifieke procedure waarbij het ontwerp wordt bekendgemaakt aan de werknemers en zij gedurende een bepaalde termijn opmerkingen kunnen formuleren.
Werknemers moeten bovendien bij hun indiensttreding een exemplaar krijgen en ook latere wijzigingen moeten aan hen worden bezorgd. Het arbeidsreglement moet daarnaast raadpleegbaar zijn op de werkplaats en een afschrift moet binnen acht dagen na de inwerkingtreding aan de Arbeidsinspectie worden bezorgd.
Waarom actualisatie belangrijk is
Een arbeidsreglement dat jaren geleden werd opgesteld maar niet meer aansluit bij de werkelijke organisatie, kan voor problemen zorgen. Nieuwe uurroosters, gewijzigde verlofregels, telewerk, interne procedures of veranderingen in de wetgeving kunnen een aanpassing noodzakelijk maken.
Fouten of ontbrekende bepalingen worden vaak pas zichtbaar wanneer er al een arbeidsconflict is ontstaan. Regelmatige controle en actualisatie voorkomt dat het document pas onder de loep wordt genomen wanneer het te laat is.
Wist je dat?
Structureel telewerk moet in België schriftelijk worden vastgelegd. Een louter mondelinge afspraak om bijvoorbeeld elke week van thuis uit te werken, volstaat dus niet.
Occasioneel telewerk kan dan weer worden aangevraagd bij overmacht of om persoonlijke redenen. De werkgever kan zo’n aanvraag gemotiveerd weigeren. De praktische afspraken kunnen vooraf in het arbeidsreglement worden vastgelegd.
