Als werkgever heb je in België in principe het recht om een arbeidsovereenkomst te beëindigen. Dat recht is ruim, maar niet onbeperkt. De echte juridische aandachtspunten zitten vaak niet in de beslissing of je mag ontslaan, maar in de manier waarop je die beslissing voorbereidt, motiveert en uitvoert. Net daar ontstaan in de praktijk de grootste risico’s.
Een ontslagvergoeding is meer dan alleen het brutoloon
Wanneer een arbeidsovereenkomst onmiddellijk wordt beëindigd met betaling van een opzeggingsvergoeding, wordt niet alleen gekeken naar het vaste brutoloon. Ook voordelen die de werknemer op grond van de arbeidsovereenkomst heeft verworven, kunnen deel uitmaken van de berekeningsbasis.
Denk bijvoorbeeld aan bepaalde structurele premies of andere contractueel verworven voordelen. Bij geheel of gedeeltelijk variabel loon wordt bovendien rekening gehouden met het gemiddelde van de variabele vergoeding over de twaalf maanden vóór het ontslag. Zuivere kostenvergoedingen vallen daar niet noodzakelijk onder. Dat betekent dat de werkelijke ontslagkost soms hoger ligt dan wat een eenvoudige berekening op basis van het maandloon doet vermoeden.
Je hoeft een ontslag niet altijd spontaan te motiveren
Een werkgever uit de privésector moet de ontslagreden niet in elk geval spontaan meedelen. Voor werknemers die onder cao nr. 109 vallen, kan de werknemer wel volgens de voorziene procedure vragen om de concrete redenen van zijn ontslag te kennen.
Dat onderscheid is belangrijk. Het betekent niet dat je als werkgever zonder reden kunt handelen, maar wel dat er juridisch een verschil bestaat tussen het hebben van een verdedigbare ontslagreden en het spontaan moeten communiceren ervan. Voor werkgevers is een consistente dossieropbouw daarom nuttig. Niet omdat voor ieder ontslag wettelijk een uitgebreid personeelsdossier vereist is, maar omdat de reden later ter discussie kan komen.
Bij werknemers die onder cao nr. 109 vallen kan bovendien een vergoeding verschuldigd zijn wanneer een rechter het ontslag als kennelijk onredelijk beoordeelt.
De persoon die je wilt ontslaan kan beschermd zijn zonder dat dit onmiddellijk zichtbaar is
Een aandachtspunt dat werkgevers soms onderschatten, is bijzondere ontslagbescherming. Voor personeelsafgevaardigden in de ondernemingsraad of het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk gelden bijvoorbeeld bijzonder strikte regels. Ook niet-verkozen kandidaten bij sociale verkiezingen kunnen bescherming genieten. Zij kunnen in principe slechts worden ontslagen wegens een dringende reden die vooraf door het arbeidsgerecht wordt erkend of wegens economische of technische redenen volgens de bijzondere wettelijke procedure.
Een opmerkelijk aspect is de zogenaamde occulte beschermingsperiode bij sociale verkiezingen. De bescherming kan al beginnen vóór de werkgever officieel weet wie kandidaat is. Daardoor kan een werkgever in een bepaalde periode iemand ontslaan zonder te weten dat die persoon later met terugwerkende kracht beschermd blijkt te zijn. Dat maakt een voorafgaande controle van mogelijke beschermingsstatuten bijzonder belangrijk.
Bij dringende reden begint de klok te lopen zodra de feiten voldoende bekend zijn
Een ontslag om dringende reden laat toe de samenwerking onmiddellijk en zonder opzeggingsvergoeding of opzegtermijn stop te zetten, maar alleen wanneer een ernstige fout verdere professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.
De procedure is strikt. De verbreking moet plaatsvinden binnen drie werkdagen vanaf de dag volgend op de dag waarop de relevante feiten bekend zijn. Vervolgens moeten ook de concrete feiten die de dringende reden vormen binnen een tweede termijn van drie werkdagen worden meegedeeld. Bovendien moet degene die zich op de dringende reden beroept het bestaan ervan bewijzen.
Het interessante zit dus niet alleen in de vraag of een gedraging “ernstig genoeg” is. Ook wanneer binnen de onderneming voldoende kennis van de feiten bestond kan doorslaggevend worden. Een intern onderzoek moet daarom zorgvuldig worden georganiseerd. Te snel beslissen kan problematisch zijn, maar onnodig wachten kan evenzeer gevolgen hebben voor de termijn.
Onmiddellijk ontslag en ontslag met opzegging werken juridisch anders
Bij beëindiging met een opzeggingsvergoeding eindigt de arbeidsovereenkomst onmiddellijk. Voor die wijze van beëindiging schrijft de wet op zich geen bijzondere vormvereiste voor. Een mondeling ontslag kan dus juridisch effect hebben, al is schriftelijke bevestiging om bewijsredenen uiteraard aangewezen. Dat verschilt van een ontslag waarbij een opzegtermijn wordt betekend. De wijze waarop de opzegging wordt meegedeeld en de inhoud ervan zijn daar juridisch veel formeler.
Voor werkgevers is het daarom belangrijk om vóór de communicatie te beslissen welke beëindigingswijze wordt gekozen. Een ontslaggesprek improviseren en pas achteraf bepalen welke juridische vorm eraan moet worden gegeven, kan onnodige problemen creëren.
Niet iedere contractuele kost verdwijnt bij het ontslag
Het einde van de arbeidsovereenkomst betekent ook niet automatisch dat alle contractuele afspraken ophouden relevant te zijn. Denk aan bepalingen over vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom of een geldig concurrentiebeding. Omgekeerd moet bij de beëindiging worden bekeken welke verworven voordelen nog moeten worden meegenomen in de eindafrekening of opzeggingsvergoeding.
Daarom is het nuttig om bij een ontslag niet alleen naar de wettelijke ontslagregels te kijken, maar opnieuw naar de volledige arbeidsovereenkomst, toepasselijke cao’s, het arbeidsreglement en andere geldende afspraken. Arbeidsvoorwaarden kunnen immers ook voortvloeien uit cao’s, mondelinge afspraken of gebruiken binnen de onderneming
Een reorganisatie geeft niet automatisch carte blanche
Ook wanneer een ontslag bedrijfseconomisch logisch lijkt, kunnen bijzondere regels spelen. Zo kunnen werknemers bij een overgang van onderneming die onder cao nr. 32bis valt niet worden ontslagen louter wegens die overgang. Een ontslag kan wel mogelijk zijn om een dringende reden of om economische, technische of organisatorische redenen die wijzigingen voor de werkgelegenheid meebrengen.
Voor werkgevers betekent dit dat de timing en onderbouwing van een ontslag bij overnames en herstructureringen minstens even belangrijk kunnen zijn als de beslissing zelf.
De sterkste positie ontstaat vóór het ontslag
De juridische positie van een werkgever wordt uiteindelijk niet bepaald door één perfecte ontslagbrief. Een coherente combinatie van arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglement, interne policies, correcte loon- en voordelenstructuren en consistente documentatie geeft veel meer houvast wanneer een arbeidsrelatie moet worden beëindigd.
Een goede voorbereiding maakt bovendien zichtbaar welke risico’s werkelijk spelen: een bijzonder beschermingsstatuut, een variabele verloning die de ontslagkost verhoogt, een probleem met de ontslagmotivering of een formele procedure die niet over het hoofd mag worden gezien.
Onze juristen ondersteunen werkgevers bij arbeidsrechtelijke vragen en bij het juridisch structureren van hun personeelsdocumentatie, zodat belangrijke beslissingen kunnen worden genomen vanuit een correct en werkbaar juridisch kader.
