Onderhandel per mail

Elektronische berichten zijn een gigantisch onderdeel geworden van onze maatschappij. WhatsApp, sms, e-mail, Messenger, het is maar een fractie van de vele communicatiemiddelen die we vandaag voorhanden hebben. Maar ze nemen wel een aantal voordelen van direct communiceren weg. En dat heeft zo zijn nadelen als je wil onderhandelen. Met deze tips kan je ze tackelen.

We haalden het al eerder aan: onderhandelen doe je het beste face-to-face. Zo mis je geen belangrijke non-verbale signalen, zoals lichaamstaal en intonatie. Lukt het niet om fysiek of via videocall af te spreken? Dan is de telefoon je beste optie. Niet ideaal, maar beter dan per mail want je haalt er meer uit dan alleen met geschreven taal. Krijg je ook hier de persoon die je wil spreken maar niet te pakken? Dan is een e-mail je laatste middel.

Er volgt geen antwoord? Dit kan je doen!

Je hebt een e-mail verstuurd aan een prospect, collega of klant waarin je een vraag stelt. Maar na enkele dagen is er nog steeds geen antwoord. Klinkt het je bekend? Niet leuk, want niemand wordt graag genegeerd. Na een poos stuur je een gentle reminder. Deze keer met de vraag of ze je vorige bericht wel goed gekregen hebben. Maar ook deze keer blijft een antwoord uit. Wat doe je dan?

Pak de telefoon en ga de confrontatie aan. Vraag rechtstreeks of ze jouw vraag in je mail al konden bekijken. Gaat het om een collega, spring dan even binnen in zijn of haar bureau. Is dat geen mogelijkheid en is je enige optie het geschreven woord? Probeer dan eens om een antwoord ‘uit te lokken’. Vraag heel duidelijk of er al dan niet interesse is door een ja/neen-vraag te stellen. Zo moet de tegenpartij wel kleur bekennen. Klinkt grof? Nee hoor. Je mag best op je strepen staan. De kans bestaat trouwens wel dat je nu wel een antwoord krijgt, maar dat het negatief is. Er is geen interesse of er kan momenteel niets beslist worden. Maar zo weet je tenminste waar je staat.

Concrete tips om te onderhandelen via mail

Het grootste voordeel van onderhandelen per mail is met zekerheid het feit dat je ruim de tijd kan nemen om een antwoord te formuleren.

  1. Blijf altijd positief
    Als je het goed aanpakt, is het oké om je emotie uit te drukken in een mail. Bijvoorbeeld: ik wil niet direct overkomen, maar ik wil graag weten wanneer ik dit kan inplannen. Of: ik vind het een positief voorstel, maar heb moeite met …
  2. Hou het concreet
    Probeer om al te grote en weinig concrete woorden te vermijden (zoals onaanvaardbaar, respectloos). En doe dit consequent in je hele mail, maar vooral aan het einde. Want daar formuleer je je doelstellingen en wat je van de ander verwacht. Hou het dus zo concreet mogelijk en biedt duidelijke afgebakende keuzes aan. Creëer zeker geen open einde maar concrete actie.
  3. Eén vraag per mail
    Probeer per mail telkens één vraag te stellen. Stel je meerdere vragen, dan geef je de ander teveel ruimte om zelf te kiezen op welke vragen hij of zij antwoordt. Moet je toch meerdere vragen stellen, sorteer ze dan duidelijk en gebruik bullets of nummeringen. Dit vergroot je kans op een antwoord voor elke vraag.