Peppol-facturen: een technisch hulpmiddel, geen juridische vrijgeleide

De invoering van Peppol-facturatie leidt bij veel ondernemingen tot de veronderstelling dat hun facturatieproces automatisch ook juridisch sluitend is. Die aanname is begrijpelijk, maar onjuist. Peppol is in essentie een technisch systeem voor elektronische facturatie en wijzigt op geen enkele wijze de fundamentele regels van het contractenrecht.

De draagwijdte van Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) voorziet in een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk voor het elektronisch uitwisselen van facturen. Het systeem biedt belangrijke administratieve en fiscale voordelen, zoals een correcte verzending en ontvangst van facturen. Peppol creëert echter geen contractuele instemming en verleent geen juridische garanties inzake de afdwingbaarheid van contractuele bepalingen.

Afdwingbaarheid van algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn slechts juridisch afdwingbaar indien zij:

• vóór het sluiten van de overeenkomst aan de contractspartij zijn meegedeeld; en
• uitdrukkelijk door die partij zijn aanvaard.

Dit uitgangspunt is verankerd in het contractenrecht en wordt consequent toegepast in de rechtspraak. Een loutere verwijzing naar algemene voorwaarden, zonder aantoonbare voorafgaande kennisname en aanvaarding, volstaat in de regel niet.

Peppol-facturatie en het tijdstip van kennisgeving

Een factuur wordt per definitie verzonden na het tot stand komen van de overeenkomst. Algemene voorwaarden die uitsluitend:

• op een Peppol-factuur worden vermeld; of
• als bijlage bij die factuur worden gevoegd,

komen in de meeste gevallen te laat om juridisch afdwingbaar te zijn. Hoewel Peppol de verzending en ontvangst van de factuur kan aantonen, biedt het geen bewijs van contractuele aanvaarding van de voorwaarden.

Juridisch correcte aanpak voor ondernemingen

Ondernemingen die juridisch risico willen vermijden, doen er goed aan om:

• hun algemene voorwaarden vooraf mee te delen, bijvoorbeeld bij offerte, bestelbon of contract;
• een expliciete aanvaarding te vragen via handtekening, schriftelijke bevestiging of elektronische instemming;
• Peppol te hanteren als technisch facturatiemiddel, niet als juridisch sluitstuk;
• interne processen tussen commerciële, financiële en juridische afdelingen op elkaar af te stemmen.

Deze aandachtspunten zijn niet alleen van belang vanuit contractueel oogpunt, maar ook in het kader van fiscale compliance en controle.

De meerwaarde van gespecialiseerd juridisch advies

Bij Nonzerosum begeleiden wij ondernemingen bij het juridisch correct structureren van hun contractuele relaties. Wij zorgen ervoor dat algemene voorwaarden afdwingbaar zijn, dat Peppol-facturatie correct wordt geïntegreerd in bestaande processen en dat contractenrecht, ondernemingsrecht en fiscaal recht coherent op elkaar worden afgestemd.

Peppol-facturatie vormt een belangrijke stap in de digitalisering van zakelijke processen, maar mag niet worden beschouwd als een juridische vrijgeleide. Juridische zekerheid vereist een doordachte contractuele aanpak die verder reikt dan louter technische oplossingen.

Voor degelijk, praktisch en toekomstgericht juridisch advies kan u steeds terecht bij Nonzerosum, zowel bij adhoc vragen of als tijdelijke ondersteuning met onze juristen.